Перечень нормативно правовых документов в доу

Документационное обеспечение управления ДОУ — это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций. Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании. Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота — разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем Уставом. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации см. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные корпоративные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации. Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т. В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы справочники, перечни управленческой документации документных систем, справочной информации и других объектов ; стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т. Приложение 2 ; положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников. Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу. Он, как правило, включает общие основные положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления делопроизводству. Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы моментыотносящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях примерная структура инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3. Инструкция состоит из нескольких основных разделов см. Приложение 2 и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т. Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел подраздел по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию. Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Минкультуры России 08. Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству — это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с. Несмотря на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам участкам. Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки отсылающие пометки на другие корпоративные нормативные документы, в т. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса участка не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании. Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть: регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота АСДЭД ; инструкция пользователя АСДЭД и др. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании устава, положений о структурных подразделениях. При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями. На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия. Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения управления документами и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России 21. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов; осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т. В заключение Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании: создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах; повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения; обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании; повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов. Приложение 1 Примерный перечень законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела Федеральный закон от 26. Федеральный закон от 08. Федеральный закон от 10. Федеральный закон от 22. Федеральный закон от 02. Федеральный закон от 27. Федеральный закон от 27. Закон РФ от 21. Указ Президента РФ от 30. Указ Президента РФ от 06. Постановление Правительства РФ от 27. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06. Правила организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18. Приказ Минкультуры России от 10. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26. Приложение 2 Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области ДОУ управления документами и архивного дела 1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются: - стратегия, политика и ответственность в области управления документами; - требования к управлению документами; - состав нормативной базы в области управления документами; - порядок проектирования и внедрения документных систем; - процессы и процедуры управления документами; - правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами; - организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются: - порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов положение об экспертной комиссии ; - порядок приема документов и дел в архив компании; - правила комплектования, фондирования документов и дел; - порядок организации научно-справочного аппарата фонда; - порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование; - порядок обеспечения сохранности документов и дел; - порядок уничтожения документов и дел; - порядок передачи документов на государственное хранение. Положение о печатях и штампах, в котором описываютя: - порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; - оттиски печатей и штампов, используемых в компании. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании. Документирование управленческой деятельности 2. Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции. Организация информационно-справочной работы 5. Контроль исполнения документов 6. Организация делопроизводства по обращениям граждан 7. Организация оперативного хранения документов 8. Подготовка документов к сдаче в архив 9. Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Приложения к Инструкции включают: 1 образцы бланков, табеля и форм документов; 2 примеры оформления отдельных видов документов приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др. Примерное положение о службе ДОУ содержится в документе «Государственная система документационного обеспечения управления. Требования к документам и службам документационного обеспечения» одобрена коллегией Главархива СССР 27. Согласование инструкции предполагает наличие виз всех руководителей подразделений и заместителей генерального директора. Визы могут оформляться на отдельном Листе согласования. Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Сообщается, что разработка нового порядка вызвана необходимостью приведения действующего правового регулирования в этой сфере в соответствие с федеральными законами от 21. Председатель комитета СФ по регламенту и организации парламентской деятельности Тюльпанов предложил пересмотреть порядок начисления выплат при получении больничных листов по временной нетрудоспособности в случаях общественно опасных инфекционных заболеваний.